Marina Guerra
22 Feb 2024
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Organizar congresos es algo muy habitual en el mundo empresarial. Sin embargo, la planificación de eventos presenciales también trae complicaciones, ya sea por tiempo, costes o localización. Pero no te preocupes, tenemos una solución: el congreso virtual.
Nuestro artículo de la #LexingtonMagazine de hoy hablará sobre este nuevo método híbrido para organizar eventos, así como todo lo que necesitas saber para organizar un congreso online con éxito.
El congreso virtual es una alternativa a los congresos presenciales que, además de contar con algunas ventajas como el ahorro de gastos, la flexibilidad horaria y geográfica, incluye otras como:
Los congresos virtuales reúnen a personas con ideas afines en un lugar durante un período determinado para avanzar en un objetivo, explorar una idea o desarrollar un proyecto. ¡Y cuando se organizan bien, pueden tener resultados increíbles!
La organización de un congreso virtual también es una poderosa estrategia de marketing. Permite a las empresas y organizaciones posicionarse como líderes en sus campos, establecer conexiones con audiencias globales y fortalecer la imagen de marca. Cuanto más especializada sea tu compañía, más temáticas interesantes podrás proponer para tu congreso. ¿A qué esperas para prepararlo?
Los congresos virtuales abarcan una amplia variedad de temas y formatos, desde eventos académicos y científicos hasta conferencias internacionales y ferias comerciales. ¡El límite lo pones tú!
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Veamos con más detalle algunos beneficios que un congreso virtual puede aportar a tu empresa:
Un congreso virtual es la oportunidad perfecta para fortalecer la imagen de marca de la empresa u organización. Si logras transmitir una imagen profesional y de calidad, podrás captar la atención y la confianza de los participantes.
Los congresos virtuales permiten ampliar las oportunidades de networking al eliminar las barreras geográficas. Los participantes pueden conectarse con expertos y potenciales socios de todo el mundo, fomentando el intercambio de ideas y creando nuevas oportunidades de negocio.
Estos eventos tienen un alcance global y son accesibles para personas de cualquier parte del mundo. Esto facilita la participación de audiencias internacionales y garantiza una mayor diversidad de perspectivas y conocimientos en el evento.
Ya sabes que las tecnologías a veces pueden ser traicioneras, así que, si quieres organizar una reunión con éxito fuera de la oficina, es necesario que la planificación sea perfecta. Compartimos algunos pasos clave para prepararse adecuadamente:
Antes de comenzar con la planificación del congreso, responde a estas preguntas:
Definir estos objetivos ayudará a guiar todas las decisiones posteriores. Además, es importante determinar las temáticas que se abordarán durante el congreso.
Ten en cuenta que necesitas una red estable para asegurar que la conexión se lleve a cabo sin ningún problema. Si crees que tu casa no está bien equipada, puedes alquilar una sala de reunión por horas. Normalmente, este servicio no solo te ofrece un espacio preparado para organizar un congreso online, sino que además te brinda la posibilidad de personalizar tus demandas de acuerdo a tus necesidades. Por ejemplo, proporcionándote un catering, brindándote apoyo técnico y dándote a elegir entre diversas ubicaciones y tipologías de salas.
¿Es justo lo que necesitabas? ¡Esto te interesa! ⬇️
Los espacios flexibles de Lexington cuentan con salas de reunión flexibles ubicadas en las mejores zonas de Madrid y Barcelona. Podrás escoger entre una amplia gama de salas perfectamente equipadas y de diferentes tamaños en cualquiera de nuestros centros. Además, podrás reservar tu sala de reunión por horas para organizar otro tipo de eventos como formaciones o showrooms. Y por supuesto, ¡con un gran equipo detrás a tu disposición!
Conocer a quién está dirigido el congreso es un must. Cuanto más sepas sobre el perfil de los invitados, más atención prestarás a sus necesidades y más satisfechos estarán. Si aún no lo tienes claro, estas preguntas te ayudarán a identificarlo:
Tanto si organizas el congreso virtual desde tu casa como si alquilas una sala de reunión por horas, es necesario que establezcas un presupuesto que recoja los gastos asociados con la tecnología y el software de videoconferencia, los honorarios de ponentes, la estrategia de marketing y promoción, el soporte técnico, entre otros.
TIP: Además del presupuesto financiero, también es importante tener en cuenta los recursos humanos necesarios para organizar y llevar a cabo el evento.
En cierto modo, el éxito de tu congreso virtual dependerá de la plataforma que elijas para hospedarla. Necesitarás elegir un software que se ajuste al tipo de evento que tienes en mente y que sea accesible para todos los participantes.
Aquí tienes lista de características que te podrán ofrecer los software de conferencias virtuales:
Es posible que no necesites una plataforma que cuente con todas, pero ahora que sabes cuáles son todas las funcionalidades que están a tu disposición, elige aquellas que se ajusten al tipo de evento que has planeado.
¿Todo listo para organizar tu propio congreso virtual? ¡Te ayudamos! Rellena el formulario si necesitas un espacio que te asegure el éxito de tu conferencia online. 😉⬇️
El autor
Marina es la Office Manager de nuestros espacios Lexington en Paseo de la Castellana 141 – Cuzco y parte de la familia Lexington desde hace casi 10 años. ¡Es capaz de moverse con los ojos vendados entre todos nuestros espacios y las necesidades de nuestros clientes! Una experta en customer service en mayúsculas.
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