La importancia de las job descriptions

Una de las cuestiones mas importantes para una adecuada gestión de los recursos humanos es el análisis de los puestos de trabajos o Jobs Description. Cuando diseñamos la estructura de una nueva organización o cuando queremos analizar la actual estructura de nuestra empresa, la descripción de los puestos de trabajo proporcionará las bases para una adecuada toma de decisiones en materia de selección de personal, formación, promoción interna, evaluación del desempeño, motivación, clima laboral, etc.

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En cualquier organización empresarial, con independencia del sector al que pertenezca o del tamaño de la misma, existe un elemento clave que se sitúa en una zona intermedia entre la propia organización y el trabajador. Este elemento clave es el puesto de trabajo. Si realizamos un adecuado y detallado estudio consistente en describir y analizar el puesto de trabajo, desde el objetivo que ese puesto tiene en sí mismo, hasta las relaciones que tiene con otros puestos de trabajo en la misma empresa, pasando por determinar cuáles son sus principales actividades a realizar, cuáles serán sus funciones, cuáles sus tareas, qué tipo de habilidades serán las exigidas, qué competencias  serán las necesarias que posea el candidato, etc. conseguiremos no sólo contribuir a un mayor rendimiento de la persona en el propio puesto de trabajo, sino también una considerable mejora organizativa de nuestro capital humano. Además de esto, nos proporcionará información sobre qué aspectos son críticos en el desempeño e inciden directa o indirectamente en la motivación de las personas que ocupan dicho puesto, en la búsqueda de candidatos similares al mismo puesto, en el clima laboral, etc. Este estudio, por tanto, se presenta como una herramienta básica e imprescindible en la gestión del talento en las organizaciones y nos aportará numerosas ventajas en nuestra labor como responsables.

Si deseamos hacer un análisis de los puestos de trabajo en nuestra organización, debemos saber que requiere de una etapa descriptiva y otra etapa donde se especifica las competencias, requisitos del puesto de trabajo y retribución.

Una de las ventajas que proporcionan a las organizaciones los análisis de los puestos de trabajo es que su resultado ayudará a saber sobre la estructura general de la organización empresarial. Otra información que podemos obtener a partir de dichos resultados es conocer:

• Cuáles son los recursos humanos necesarios y cómo se pueden optimizar.

• Cómo establecer una adecuada división en la estructura, ya sea a nivel de departamentos o por áreas de trabajo.

• También nos informa sobre cómo decidir la forma en la que deben agruparse los puestos.

• Ayuda a estudiar en que forma se distribuyen en la organización los niveles de la jerarquía empresarial y sirve para realizar un adecuado organigrama empresarial.

• También nos ayuda a saber sobre el rendimientos de nuestros empleados. Los criterios para evaluar el rendimiento van unidos al puesto de trabajo. La evaluación del rendimiento se podrá hacer bien por empleados o bien por los responsables de los departamentos.

Como conclusión, podemos decir que muchos de los problemas con los que se enfrentan las empresas actuales a la hora de evaluar el desempeño, podrían evitarse con un adecuado análisis de los puestos de trabajo.

Juan José López Delgado es socio director y headhunter de QUORUM SELECCIÓN