Marta Gómez
11 Jan 2024
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Comienza el año y es el momento de organizar reuniones con clientes, la elección del lugar puede marcar la diferencia entre un encuentro estándar y una experiencia única. Si buscas algo diferente para sorprender a tu equipo, no te puedes perder este artículo con los 4 consejos definitivos para organizar reuniones de éxito fuera de la oficina. 💎
Seleccionar una ubicación premium para organizar reuniones con clientes puede marcar la diferencia en la impresión que causas y en la efectividad de tus meetings. Madrid, además de ser la capital de las operaciones financieras, también ofrece una variedad de opciones exclusivas para este propósito. Si estás buscando las mejores salas de reuniones en Madrid, ten en cuenta estos aspectos:
Considera alquilar una sala de reunión en un espacio flexible o de coworking, ya que podrás disfrutar de ventajas añadidas. Por ejemplo, la opción de reservar por horas o días te brinda la flexibilidad que necesitas, evitando pagos innecesarios. Además, tendrás soporte permanente ante cualquier incidencia y podrás interactuar con tus compañeros y desconectar durante los descansos en impresionantes áreas comunes y de relax.
Si te da miedo que tus participantes asistan con retraso, ¿qué mejor que escoger una ubicación céntrica y con buena conexión de transporte? Ten en cuenta que muchos de tus invitados pueden venir directos del aeropuerto, no contar con transporte propio o, simplemente, no conocer bien la ciudad. Para evitar contratiempos, la mejor opción sería optar por una sala de reunión que se sitúe en una zona estratégica.
BONUS TRACK: En los espacios flexibles de Lexington ofrecemos servicios de salas de reunión que, además de contar con una ubicación excelente, tienen como ventaja la posibilidad de usar parking, de tener conexiones muy cercanas con el transporte público o de estar situadas cerca de hoteles, restaurantes y zonas de ocio perfectas para un viaje de negocios.
En la vida hay dos tipos de personas: las que necesitan un calendario de su vida y las que, simplemente, fluyen. Si queremos ser respetuosxs con las primeras, que suelen ser la mayoría, una de las claves fundamentales para organizar reuniones con éxito es brindarles toda la información necesaria con la debida antelación, y esto incluye la ubicación detallada del lugar de encuentro. Asegúrate de enviar una invitación clara y completa que incluya la dirección exacta, así como cualquier detalle adicional que pueda ser relevante como instrucciones sobre el estacionamiento o el acceso al edificio.
Si la reunión es virtual, proporciona con antelación el enlace de la videollamada y cualquier información técnica necesaria para asegurar una conexión fluida. De acuerdo con YouCanBookMe, el martes a las 2:30 p. m. es la hora ideal para realizarla. Al parecer, el lunes por la mañana es el peor momento, ¿tú qué opinas?
Cuando se trata de organizar una reunión exitosa, la infraestructura tecnológica y las comodidades de la sala de reuniones desempeñan un papel fundamental. En este sentido, tienes que asegurarte de que la sala esté completamente equipada para los objetivos de tu reunión. Aquí te presentamos dos aspectos clave que debes tener en cuenta:
En la era digital actual, la videoconferencia se ha convertido en una herramienta esencial para conectar equipos ubicados en diferentes lugares del mundo. Asegúrate de elegir bien la sala de reuniones para que esté equipada con tecnología de videoconferencia de alta calidad. Verifica que las cámaras y los micrófonos funcionen correctamente para garantizar una comunicación clara y sin interrupciones.
Además, asegúrate de que la sala tenga proyectores y pantallas. Estos dispositivos son esenciales para presentaciones visuales. Es importante que el sistema de proyección esté actualizado y sea compatible con diferentes dispositivos para facilitar la presentación de materiales visuales de manera eficiente.
Lexington Castellana 79 - Sala Acadia
La insonorización de la sala de reuniones a menudo se pasa por alto, pero es crucial para mantener un ambiente productivo. Asegúrate de que la sala esté diseñada o equipada con materiales que minimicen el ruido externo. Puertas y ventanas a prueba de sonido, alfombras absorbentes y paredes acolchadas son opciones que pueden contribuir a crear un entorno más tranquilo y propicio para la concentración.
Cuando planificas una reunión, la gestión del tiempo es clave para asegurar que todos los aspectos importantes se aborden de manera efectiva y que los participantes se sientan valorados en sus compromisos diarios. En este artículo te contamos algunos secretos para que tus reuniones con clientes sean efectivas. Sin duda, la experiencia nos ha enseñado estos valiosos consejos que aplicamos en todas y cada una de las reuniones que organizamos (¡y culminan en éxito!):
Siempre, siempre, siempre hay algún asistente que llega tarde a la hora citada, y si no lo has visto aún es que el que llega tarde eres tú 😉. Las agendas apretadas, el tráfico y las urgencias inesperadas son comunes y no hay excepción para nadie. Es por eso que es fundamental contar con un pequeño margen de tiempo al principio de la reunión para posibles retrasos.
Al planificar, establece un tiempo de inicio "flexible" que permita a los participantes llegar y prepararse sin sentirse apresurados. Este enfoque no solo reduce el estrés inicial, sino que también muestra consideración hacia aquellos que pueden enfrentar desafíos logísticos para unirse a la reunión a tiempo.
Las reuniones suelen ser momentos cruciales para discutir ideas, tomar decisiones y resolver problemas. Sin embargo, es igualmente importante reconocer que, a veces, surgen preguntas adicionales o imprevistos después de que la reunión formalmente concluye. Para abordar esta situación, reserva un tiempo al final de la reunión para preguntas, comentarios y posibles problemas que no se abordaron durante la sesión principal.
Esta práctica no solo fomenta una comprensión más completa de los temas tratados, sino que también demuestra tu compromiso con una comunicación abierta y transparente. Al implementar estos consejos, estarás creando un entorno de reunión más flexible y adaptativo, lo que hará que tus reuniones con clientes sean un éxito rotundo.
Más allá de aspectos logísticos cuidadosamente planificados, hay algo que siempre marca la diferencia: los pequeños detalles. 💫
Sin duda, unas salas de reuniones flexibles, potentes, en las mejores ubicaciones y con un equipo excepcional para haceros la vida más fácil son siempre las favoritas en las apuestas, y es por eso que nuestro alquiler de salas de reuniones en Madrid y nuestras salas de reuniones en Barcelona son (como hemos dicho en muchas ocasiones) potencialmente perfectas para vuestras reuniones.
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El autor
Sin lugar a dudas, Marta ha convertido su pasión en su profesión, ya que canaliza todas sus inquietudes creativas a la fotografía, los vídeos, los textos y los diseños que nutren nuestros contenidos. ¡Con ella, cada día es un viaje por el mundo de la creatividad digital!
