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La comunicación en las empresas es un factor clave para lograr los resultados y conseguir posicionarse como una organización de éxito. A pesar de que gracias a las nuevas tecnologías estamos en constante conexión, resulta imprescindible organizar reuniones de trabajo cara a cara entre los equipos de la empresa para compartir información y elaborar un plan de acción entre todos. Sin embargo, en la moderación está la clave. Dentro del mundo empresarial existe una saturación de reuniones y este hecho hace que la mayoría de asistentes considere que son largas, aburridas y, en definitiva, una pérdida de tiempo. Por este motivo, para organizar reuniones efectivas de trabajo, es importante elaborar una planificación previa y seguir ciertas indicaciones para garantizar la productividad. En este post vamos a darte algunas pautas para hacerlo.
“La mayoría de empleados considera que las reuniones de trabajo son largas y una pérdida de tiempo”
Si quieres aprender cómo hacer una reunión, vamos a contarte los 10 pasos que tienes que seguir para que se conviertan en juntas efectivas que fomenten la productividad de los equipos de trabajo.
Te contamos las claves para preparar tu plan de reunión efectiva de trabajo, ¡allá vamos!
Define previamente los objetivos de la reunión
Una vez hayas determinado que es necesario hacer una reunión de trabajo, hay que planificarla con tiempo. Para hacerlo correctamente, es importante que definas los objetivos a alcanzar y la situación en la que se encuentra la empresa respecto a ellxs. Para llevar a cabo esta tarea de manera efectiva, es recomendable realizar un análisis detallado de las necesidades y desafíos actuales de la empresa. ¿Cuáles son los problemas a abordar? ¿Qué oportunidades se buscan aprovechar? ¿Cuál es el estado actual de los proyectos en curso? Al responder a estas preguntas, tendrás una visión más clara de los temas prioritarios a tratar durante la reunión.
Planifica e informa del motivo de la reunión con antelación
Tras definir los puntos a tratar en una reunión, es fundamental que informes del motivo de la misma con bastante antelación a los asistentes de forma individual, por ejemplo, vía email. De este modo, cada trabajador podrá prepararse argumentos o apuntes interesantes sin que les pille por sorpresa la invitación y, por tanto, no se quedarán con la sensación de que se han dejado cosas por decir. Si la reunión es virtual, proporciona con antelación el enlace de la videollamada y cualquier información técnica necesaria para asegurar una conexión fluida.
Convoca solamente a las personas necesarias
Parece algo obvio, pero la mayoría de trabajadorxs convocados a reuniones de trabajo considera que no es necesaria su asistencia. Por este motivo, y para conseguir organizar reuniones de trabajo realmente efectivas, no es necesario que cada junta se convierta en un meeting multitudinario, así que invita solamente a quien sea necesario, es decir, a quien de algún modo le afecte los puntos a tratar en la reunión.
Elige un espacio adecuado
Para organizar reuniones de trabajo efectivas, es importante que escojas un espacio apto. Es aconsejable que reserves con antelación un entorno que cuente con todos los materiales y tecnologías necesarias para su buen desarrollo. En este sentido, tienes que asegurarte de que la sala esté completamente equipada para los objetivos de tu reunión. Los dos aspectos clave que debes tener en cuenta son:
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Puntualidad
¡El tiempo es oro! Por ese motivo, exige puntualidad para que las reuniones no se prolonguen más de lo acordado. Lo recomendado es que la duración aproximada de la reunión sea sobre 45 minutos y a primera hora de la mañana para evitar interrupciones en el trabajo. Al planificar, establece un tiempo de inicio “flexible” que permita a los participantes llegar y prepararse sin sentirse apresurados.
En primer lugar, aclara los puntos a tratar en la reunión
Para evitar desviaciones, la reunión deberá comenzar tratando los puntos más importantes, es decir, el motivo principal de la misma. Seguidamente, propón el modelo de trabajo a seguir para alcanzar los objetivos estipulados y finaliza con los temas más secundarios.
Escucha todas las opiniones
Para que una reunión de trabajo sea productiva es importante que todos los asistentes expongan sus ideas y sugerencias al respecto. Deberás tener en cuenta también los diferentes puntos de vista a la hora de tomar decisiones que les repercutan. Por otro lado, tendrás que ejercer de mediador, evitando que se formen bandos de opinión que acaparen la conversación. Hay que velar para que la comunicación sea lo más dinámica posible.
Resuelve dudas
Antes de finalizar la reunión, es interesante que dejes unos minutos para que los asistentes puedan plantear posibles dudas o sugerencias que les hayan surgido durante el desarrollo. Resolver estas cuestiones en equipo resulta muy productivo ya que, de esta forma, todos son plenamente conscientes del desarrollo del plan de negocio.
Sintetiza las conclusiones
Para finalizar la reunión, remóntate a los objetivos principales y haz un breve resumen de los puntos acordados para llevar a cabo los pasos que permitirán llegar a ellos.
Documenta y comparte los datos
Por último, y quizás lo más importante en este recorrido sobre cómo organizar una reunión es que, posteriormente a la junta, puedas elaborar un resumen completo con las medidas propuestas, las conclusiones y los pasos a seguir para enviarlo de forma individual a los asistentes. Es una buena forma de hacer que la reunión sea efectiva del todo y que los trabajadores se sientan valorados.
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Escrito por
Nuestra Corporate Account Manager lleva más de diez años ayudando día a día a nuestros clientes a llegar a sus metas, a cumplir sus objetivos y a superar sus expectativas. ¿Cómo? Con una estrategia personalizada de workplace y oficinas 100% a medida. El toque de María es único, ¡como lo es ella! Apasionada de las series, la literatura y enamorada de sus discos de vinilo.
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