10 pautes per organitzar reunions de feina efectives

La comunicació en les empreses és un factor clau per assolir els resultats i aconseguir posicionar-se com una organització d'èxit. Malgrat que gràcies a les noves tecnologies estem en constant connexió, resulta imprescindible planificar reunions de feina cara a cara entre els equips de l'empresa, per compartir informació i elaborar un pla d'acció entre tots. No obstant això, en la moderació està la clau. Dins el món empresarial existeix una saturació de reunions i aquest fet fa que la majoria d'assistents consideri que són llargues, avorrides i, en definitiva una pèrdua de temps. Per aquest motiu, per organitzar reunions de treball efectives, és important elaborar una planificació prèvia i seguir certes indicacions per garantir la productivitat. En aquest post et donarem algunes pautes per fer-ho.

"La majoria d'empleats considera que les reunions de feina són llargues i una pèrdua de temps"

Llavors, com organitzar reunions de feina efectives?

Per ajudar-te a organitzar reunions de feina efectives, explicarem els 10 passos a seguir perquè les teves reunions siguin un èxit i fomentin la productivitat dels equips de treball.

Defineix prèviament els objectius

Una vegada hagis determinat que és necessari fer una reunió de feina, s'ha de planificar amb temps. Per fer-ho correctament, és important que defineixis els objectius a assolir i la situació en la qual es troba l'empresa respecte a ells.

Planifica e informa del motiu de la reunió amb antelació

Una vegada definits els objectius de la reunió, és fonamental que informis del motiu de la mateixa amb bastant antelació als assistents de forma individual, per exemple, via email. D'aquesta manera, cada treballador podrà preparar-se arguments o punts interessants sense que els hi agafi desprevinguts la invitació i, per tant, no es quedaran amb la sensació que s'ha deixat coses per dir.

Convoca tan sols a les persones necessàries

Sembla un xic obvi, però la majoria de treballadors convocats a reunions de treball considera que no és necessària la seva assistència. Per aquest motiu, no és necessari que a cada reunió es converteixi en un Meeting multitudinari, així que convida a qui sigui necessari, és a dir, a qui d'alguna manera l'afecti els punts a tractar a la reunió.

Escull un espai adequat

Perquè les reunions de feina siguin efectives, és important que escullis un espai apte. És aconsellable que reservis amb antelació sales de reunions que comptin amb tots els materials i tecnologies necessàries per al seu bon desenvolupament.

Puntualitat 

El temps és or! Per aquest motiu, exigeix puntualitat perquè les reunions no es prolonguin més de l'estimat. La recomanació és que la duració aproximada de la reunió sigui sobre uns 45 minuts i a primera hora del matí per evitar interrupcions a la feina.

En primer lloc, aclareix els punts importants

Per evitar desviacions, la reunió haurà de començar tractant els punts més importants, és a dir, el motiu principal d'aquesta. Seguidament, proposa el model de feina a seguir per assolir els objectius estipulats i finalitzar amb els temes més secundaris.

Escolta totes les opinion

Perquè una reunió de feina sigui productiva, és important que tots els assistents exposin les seves idees i suggeriments al respecte. Hauràs de tenir en compte també els diferents punts de vista a l'hora de prendre decisions que els hi repercuteixi. Per altra banda hauràs d'exercir de mediador, evitant que es formin bandes d'opinió que apareguin a la conversa. S'ha de vetllar perquè la comunicació sigui la més dinàmica possible.

Resol dubtes

Abans de finalitzar la reunió, és interessant que deixis uns minuts perquè els assistents puguin plantejar possibles dubtes o suggeriments que els hi vagin sorgint durant el desenvolupament. Resoldre aquestes qüestions en equip, resulta molt productiu, ja que, d'aquesta forma, tots són plenament conscients del desenvolupament del pla de negocis.

Sintetitza les conclusions

Per finalitzar la reunió, remuntat als objectius principals i fes un breu resum dels punts acordats per portar a terme els passos que permetran arribar a ells.

Documenta i comparteix dades

Per últim, i segurament el més important, posteriorment a la reunió, elabora un resum complet amb les mides proposades, les conclusions i els passos a seguir i envia-ho de forma individual als assistents. És una bona forma de fer que la reunió sigui efectiva i una forma de què els treballadors se sentin valorats.Lexington, compta amb espais totalment equipats perquè el desenvolupament de les teves reunions de feina siguin la més productiva possible. Oblidat d'haver de pensar en un lloc adequat cada vegada que vulguis reunir el teu equip, en qualsevol dels nostres centres de negocis, tant a Madrid com a Barcelona, oferim espais adaptats a les teves necessitats, dotats d'avançada tecnologia perquè tot compleixi amb les exigències del teu negoci.

"S'ha d'unir-se, no per estar junts, sinó per fer alguna cosa junts." Donoso Cortés.