¿Cómo organizar el traslado y mudanza de oficina?

Antes de la mudanza: la planificación es la clave

• Realiza un plan de mudanza claro y conciso

Improvisar está bien, pero para una mudanza de oficina… ¡mejor no arriesgarse! Diseña un plan con pasos definidos, responsables asignados y fechas clave. Este es el primer paso para evitar problemas y que todo salga sobre ruedas.

• Establece fechas para evitar situaciones de estrés

Haz un calendario y compártelo con todo el equipo. ¿El objetivo? Que todos sepan cómo organizarse y cuándo. Tener un calendario de referencia ayudará a mantener la calma en momentos de mucho estrés.

• Establece un coordinador de la mudanza

Nombra responsables que coordinen la logística. Esta persona o comité líder será el punto de referencia para resolver dudas y asegurarse de que todos los detalles estén bajo control.

• Organiza las necesidades de los diferentes departamentos

No todas las áreas trabajan igual ni tienen las mismas prioridades. Pregunta a cada departamento qué necesitan para que la mudanza de oficina no interrumpa su trabajo, y organiza en función de sus prioridades. 

• Prioriza el material necesario para trabajar frente a la decoración

Sí, esa lámpara de diseño es preciosa, pero disponer de un escritorio para trabajar es más importante. Ordena tus propiedades y encárgate de lo esencial para que el equipo pueda trabajar lo antes posible.

•  Implica a la mayor cantidad de personas para facilitar el cambio

Haz que tu equipo se sienta parte del proceso. Ya sea empaquetando sus cosas, revisando listas o dando ideas para el nuevo espacio. ¡La implicación puede hacer que el cambio sea menos brusco! 

• Prepara el nuevo espacio antes del día del traslado

¿A que sería increíble contar con una oficina 100% preparada para usar desde el primer día? Si estás mudándote a un coworking corporativo como Lexington, este proceso será pan comido, ya que nuestras oficinas vienen equipadas con todo lo necesario para empezar a trabajar de inmediato.

• Comunica a todos los empleados la ubicación de las nuevas oficinas

Comparte todos los detalles de las nuevas instalaciones, incluidos accesos, zonas de aparcamiento y cualquier información clave para facilitar la transición.

•  Realiza un inventario para saber qué os lleváis a la nueva oficina

Haz una lista de todo lo que va a mudarse. Así evitarás olvidos y, una vez llegues al nuevo espacio, te asegurarás de que no falte nada.

• Crea un protocolo para notificar a proveedores y clientes

Informa a tus contactos sobre el cambio de dirección con antelación. Piensa en emails automáticos, actualizaciones en tu web y, por supuesto, ¡en los datos de facturación!

• Etiqueta sin prisas las cajas y el material

Un pequeño gesto que ahorra mucho tiempo: rotula cada caja con detalle. Indica el departamento al que pertenece y su contenido. Así será mucho más fácil organizarse al llegar.

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Después de la mudanza: los últimos retoques 

• Comprueba con el inventario que ha llegado todo

¿Recuerdas esa lista que hiciste antes? Ahora es momento de usarla. Verifica que todo esté en su lugar y en buen estado.

• Prioriza sacar el material de trabajo

Como hemos dicho, antes de pensar en la decoración o los pequeños detalles, asegúrate de que los equipos tienen acceso a sus herramientas de trabajo. Una mudanza rápida y sin estrés no sirve de nada si no se puede empezar a trabajar.

• Revisar los cambios de domiciliación y notificaciones

Confirma que la información de tu nueva dirección está actualizada en todos los lugares importantes: bancos, proveedores, clientes, web y cualquier entidad con la que tengas relación.

• Comprueba que los empleados tienen todo lo necesario

¿Todo el mundo está listo? Ahora, ¡a mantenerlo así de ordenado! Un espacio de trabajo limpio y recogido no solo motiva, sino que aumenta la productividad y el bienestar de los empleados.   

Mudanza de oficina: un nuevo comienzo

La mudanza de oficina no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con una buena planificación y siguiendo estos pasos, tu equipo podrá disfrutar de su nuevo espacio en tiempo récord. Y recuerda, si estás buscando un lugar flexible y listo para adaptarse a las necesidades de tu negocio, en Lexington estamos aquí para ayudarte a dar ese gran paso. ¡Descubre nuestras opciones de personalización de oficinas!  

Solicita información y prepárate para lo que podría ser el comienzo de algo increíble. 🚀