Organitzar un esdeveniment amb èxit

En la vida de l'emprenedor i de l'executiu les reunions són alguna cosa amb el que es brega tots els dies, ja sigui per contractar a un nou empleat o freelance, per fer conferències i presentacions de tot tipus, i fins i tot per realitzar cursos de formació o tallers. No obstant això, cal tenir en compte que cada tipus de reunió requereix d'unes necessitats diferents, depenent del nombre de persones, de com hagin d'estar distribuïdes (si han d'escoltar a un orador o si deuen conversar entre elles) i de l'objectiu que es persegueixi.

Per això, en Lexington anem a donar-te uns tips sobre quin tipus de sala necessitaràs, depenent del tipus d'esdeveniment que vulguis realitzar:

1. Entrevistes de treball: els processos de selecció són moments en els quals es requereix tranquil·litat per poder conversar amb la persona que se sotmet al mateix. Entre ells podem distingir:

• Personals: Per a les entrevistes bis a bis el millor és un despatx de treball ja que l'entrevistat està cara a cara amb els entrevistadors, en un ambient tranquil i proper.
• Grupals: En les entrevistes grupals o dinàmiques de grup es pretén observar el comportament de cada candidat al lloc. Per això, és necessari comptar amb una sala on els permeti interactuar, com per exemple la sala d'entrevistes ja que en ser rodona facilita la interacció.

2. Reunions d'empresa: Les reunions d'empresa poden realitzar-se amb l'objectiu de comentar qualsevol tipus de qüestió relativa al negoci, ja sigui les tasques que cada empleat ha d'exercir, o bé per comentar canvis o a anunciar algun fet transcendental.

Per a això tenim els següents tipus de sala, a triar segons l'objectiu de la reunió:

• Despatxos de feina: Ideal per reunions més íntimes amb els empleats, clients o proveïdors.
• Sala de juntes: Amb una taula rectangular central i butaques al voltant. És perfecta per a reunions de 10 a 30 persones, en les quals hagin de conversar durant més temps i per tant requereixin una major
• Sala d'entrevistes: Si el que necessites és una sala més propera, on les persones tinguin una interacció oberta i directa, per exemple per fer brainstormings, aquesta és la teva sala, ja que en ser rodona i amb capacitat de fins a 8 persones permet una conversa fàcil i fluïda entri tots.

3. Presentacions empresarials i de producte: Si el que vols és fer una presentació, necessitaràs un espai proper però obert a un orador. Per això, la millor sala per a això és la sala de formació en U, ja que permet que els oïdors estiguin còmodes i dirigint la vista a la pantalla o pissarra on l'orador realitzarà les sevus explicacions.

4. Conferències: També disposem sales de conferències completament condicionades per a exposicions que necessitin d'un orador i un lloc més ampli que pugui albergar major nombre de assistents.

5. Cursos de formació i tallers: Per realitzar cursos de formació o tallers necessitaràs un espai on les taules estiguin dirigides cap al lloc en el qual estigui situat l'orador que realitzarà les explicacions. Per a això, en Lexington comptem amb dos tipus de sales: la sala de formació en U, que tenen un disseny més obert i proper per facilitar la interacció entre els assistents; i la sala de formació amb muntatge en escola, si l'auditori és major i es necessita que les persones estiguin dirigides a l'orador, com a l'aula.

6. Grups de discussió: Pot ser que necessitis realitzar un grup de discussió per a alguna recerca o estudi. Per a això, el millor és la sala d'entrevistes, ja que en ser rodona és més propera i facilita la interacció.

Com has pogut veure, hi ha un tipus de sala per a cada tipus d'esdeveniment. És molt important tenir això en compte ja que, a part de les habilitats lingüístiques i altres factors, l'èxit de l'esdeveniment pot dependre en gran manera que les característiques de la sala ajudin a aconseguir l'objectiu que es pretén aconseguir.

“Sort és estar en el lloc adequat al moment adequat”, Anònim